بررسی روزانه ایمیل ها : بی‌تردید برای شما هم پیش آمده است که برای آینده کاری خود برنامه ریزی کرده اید اما به دلایل متعدد قادر به پیاده‌سازی آن نشده اید. در امر برنامه ریزی کوتاه مدت مانند تعریف شرح وظایف روزانه و برنامه ریزی بلند مدت مانند تعریف هدفی برای پنج سال دیگر ، معمولاً هیچگونه مشکل و دردسری روی کاغذ وجود نداشته و به صورت تئوری این کارها به سادگی انجام می پذیرند اما در مرحله عملی سازی آن و اجرای این نقشه هاست که اغلب اشکالاتی در کار به وجود می آید .
تا مدت ها قبل من هم همانند بیشتر مخاطبین فعلی این مقاله دچار این مشکل بوده و توانایی تحقق همه اهداف کوتاه و بلند مدت خود را نداشتم ، تا اینکه با جمع آوری اطلاعات و سبک و سنگین کردن اولویت های خودم به برنامه‌ای دست یافتم که سبب می‌شد تا با انجام روزمره کارها به صورت موثر و سریع ، هدف بلند مدتم در سئو تضمینی سایت و تولید محتوا نیز به واقعیت بپیوندد ؛ روشی که آن را ۳۶۵ به ۵ : مدیریت معکوس زمان نامیدم .
نقطه شروع این برنامه زمانی بود که من به استراتژی برخی از روزنامه نگاران که مبتنی بر هرم معکوس بود توجه کردم . در این گونه برنامه ریزی ها که یکی از روش های مرسوم انتقال خبر است ، ژورنالیست ها اصلی‌ترین مطلب مقاله را در بند اول آن ذکر کرده و هر چی که به سمت پایان محتوا پیش می رویم از اهمیت موضوع می کاهند . در همین رابطه چنانچه اهداف روزانه فردی را در نظر بگیریم ، مهمترین هدف وی سطوح بالایی این شکل بوده و قسمت های پایینی که تحققشان ساده تر نیز می باشد در اولویت های اول و اقدامات پیشنیازی ما قرار دارند .
در همین رابطه به چهار عنصر اصلی دست پیدا کردم که به نظام سازی و مدیریت اهداف من در دوره های پیش روی ختم می شدند :
- اهداف بلند مدتی که طی ۵ سال آینده – در آن برهه – باید با آنها دست پیدا می کردم!
- ۱۲ ترازنامه ماهانه
- تاکتیک های ۵۲ هفته ای
- وظایف ۳۶۵ روزی
این شرح وظایف سبب می شد تا من بتوانم برای اهداف بزرگم یا همان چشم اندازهای پنج ساله و همچنین اهداف کوچکم که وظایف هر روزه من بودند برنامه‌ای منظم و اجرایی تعریف کنم .
از سوی دیگر این نوع برنامه‌ریزی سبب می شد تا همه چیز ساده تر به نظر برسد و علاوه بر کاهش استرس انجام کارهای پیش روی یا همان اموری که انجامشان بسیار دشوار به نظر می رسید ، اینک با ملایمت بیشتری دنبال شوند .
همه اینها با انجام روزانه اموری ساده که باعث می شدند تاکتیک های هفتگی به تحقق پیوسته و اهداف ماهانه تغذیه شوند خودنمایی می کردند .
انجام سلسله وار این امور سبب می‌شدند تا من هر ماه ترازی از اقدامات۳۰ روز گذشته خود گرفته و چنانچه بازدهی آنها در راستای اهداف بلند مدتم – که در این مثال۵ سال می باشد – نبودند می توانستم با اعمال اصلاحاتی در آن ، از روزهای باقیمانده استفاده بهتری کنم .
حال که معنی ۳۶۵ به ۵ را متوجه شدید ( منظور ۳۶۵ روز یک سال است که به دوره پنج ساله ختم می شود) جای دارد تأکید کنم که این روش سبب شد تا عادت های روزانه من به افزایش تاثیر گذاری هر روزه اقداماتم منجر شده و به حصول اهداف بلند مدتم منتهی گردند . در اینگونه برنامه ریزی ها ، اصل مطلب موضوع پیچیده ای نمی باشد و تنها کافیست تا با تعریف عادت های جدید در زندگی خود که تصاویر کوچک و بزرگی در ذهن شما به وجود می آورند کار را آغاز کنید .
در خصوص ایجاد عادت های جدید در انسان نظریه فراوانی وجود دارد که یکی از آنها امکان ایجاد یک رویه نو در زندگی پس از انجام ۲۱ روزه آن می باشد ، هرچند این نظریه مربوط به سال ۱۹۶۰ و کتاب « فرمان شناسی روانی» اثر “ماکسول مالتز” می باشد که به نظرمی رسد پس از گذشت قریب به شش دهه نواقص آن هویدا شده است .
در تحقیقات جدیدی که توسط دانشگاه کالج لندن انجام شده است عادت های رفتاری جدید در انسان برای ثبت و بروز از دو تا هشت ماه زمان نیاز دارند . با صرف نظر از اینکه یک عادت جدید می‌تواند طی سه هفته یا هشت ماه تحقق بیاید ، نکته اصلی که باید به آن توجه کرد از بین بردن عادت های غیر موثر در روند تحقق اهداف ما می باشد ؛ از این رو در ۳۶۵ به ۵ ، مجموعه اقداماتی که در راه رسیدن به هدف انجام می‌دهیم ، با بهینه‌سازی کارهای روزانه و مدیریت یا حذف مجموعه اقداماتی که ممکن است نتایج مطلوب و موثری نداشته باشد آغاز می گردد.
در همین رابطه با جمع بندی همه عوامل و در نظر گرفتن مجموع عناصر به ۱۹ عادت غیر مفید روزانه رسیدیم که با اعمال راه های مقابله یا جایگزینی آنها که در این مقاله و یادداشت های بعدی شرح داده می شوند می توانیم با قدرت بیشتری به سمت اهداف خود حرکت کنیم .
بررسی روزانه ایمیل ها
به عنوان اولین موردی که باعث کاهش بهره وری روزانه ما می‌شود می‌توان به و بررسی روزانه ایمیل ها و خواندن دائمی پیغام های واصله یا همان بررسی روزانه ایمیل ها اشاره کرد . پس از اینکه این عمل را هم در دفتر کار و هم در هنگام دورکاری مورد بررسی قرار دادم ، متوجه شدم که این کار باعث تعویق امور مهم تری برای من می شوند.
زمانی که شما به بررسی روزانه ایمیل ها بپردازید ، به صورت ناخودآگاه خود را وارد حالت غیر فعال نموده اید ، چرا که بررسی و پاسخ دادن به این گونه نامه های الکترونیکی در آن لحظه خاص هیچ اهمیتی ندارد!
برای مقابله با این معضل در قدم اول اعلان‌های ایمیل خود را خاموش کنید ، چرا که این کار به صورت روانی به شما کمک می کند تا به این نکته پی ببرید که هیچ اضطراری برای باز کردن و خواندن آنها وجود ندارد ، در نتیجه بدون مزاحمت به کار اصلی خود می پردازید.
به دلیل اینکه اعمال چنین دیدگاهی در یک مرحله بسیار دشوار می باشد ، پیشنهاد ما این است که دوره‌هایی مشخص در طول روز تعیین کنید – دوره هایی که هر چه کوتاه تر باشند بهتر است – و در این وقفه ها به بررسی روزانه ایمیل ها خود بپردازید . وجود این محدودیت و تعریف حد و مرزی مشخص برای بررسی ایمیل های رسیده سبب می شود تا هنگام خواندن آنها از اتلاف وقت بر روی نمونه های غیر ضروری خودداری نمایید و در صورت علاقه ، خواندن آن ها را به زمان فعالیت های شخصی خود منتقل کنید .
اگرچه این نمونه در خصوص ایمیل ها می باشد ، اما می توان بررسی کانال های تلگرامی و صفحات اینستاگرامی را که برای مخاطبین ایرانی ملموس ترند نیز در این جرگه قرار داد .
به عنوان مثال اگر این روزها کار نوشتن مقاله شما زیاد است ، می توانید با عدم مشاهده مستمر پست های یک کانال تلگرامی که هرچند دقیقه یکبار به روز شده و در همین خلال نوتیفیکیشنی هم برای شما به نمایش در می آید ، زمان قابل توجهی را صرفه جویی کرده و به کارتان اختصاص دهید .
در ادامه گفتیست که اگر زمانی که برای پاسخگویی و بررسی روزانه ایمیل ها و یا پیام های مختلف در شبکه های اجتماعی گوناگون در نظر گرفته اید بلندتر است، می‌توانید با ارسال پاسخ های مبنی بر اینکه در حال حاضر قادر به پاسخگویی نیستید و چنانچه کار مخاطب خیلی ضروری است می تواند با تلفن شما تماس بگیرد از این مرحله عبور کنید .
ناگفته نماند که در روزهایی از سال به دلیل فرارسیدن مناسبت‌های خاص یا اتفاقاتی ویژه در کار ، امکان رسیدن ایمیل و پیغام های بیشتری برای شما وجود دارد . در چنین شرایطی که اغلب قابل پیش بینی هم می باشد ، می توان با در نظر گرفتن استثنائاتی با رعایت چارچوبی خاص ، تعداد دفعات یا زمان پاسخگویی خود به پیغام ها را افزایش دهید ؛ روشی که بطور مثال برای خود من به ۱۵ دقیقه به ازای هر ۳ ساعت نیز در مواقعی رسیده است.
در ادامه مطلب بررسی روزانه ایمیل ها لازم به ذکر است که همانطور که یک دارو برای همه بیماران تجویز نمی‌شود ، این روش نیز برای همه مخاطبین و برخی از مشاغل خاص مناسب نمی باشد . به عنوان مثال اگر شما در بخشی فعالیت می کنید که بواسطه ایمیل یا تلگرام با مشتریانتان در ارتباط بوده و از این طریق رسیدهای خرید یا درخواست محصول را برای شما ارسال می کنند ، نه تنها اعمال این روش مصداق واقعی ضربه زدن به خود و دور شدن از هدف مذکور می باشد ، بلکه در تضاد با قانون “دسترسی در تلاش اول” که برگرفته از “کتاب ماشین فروش” چت هولمز می باشد نیز است در نتیجه نیازی به ترک این عادت روزانه ندارید .
در پایان گفتنی است که اگر قرار است ایمیل یا پیغامی را باز کنید ، بی درنگ این کار را انجام دهید اما اگر ضرورتی در این کار وجود ندارد ، این کار را به اولویت‌های ثانویه خود منتقل کرده و در زمان مناسب تری این کار را انجام دهید .
Loading...